Als je je vervolgens concentreert op je kerntaken, kan het nog gebeuren dat je overspoeld wordt door de hoeveel werk die zich aandient. Daarom vraagt dit dat je een onderscheid maakt tussen:
- belangrijke en urgente zaken ⇒ zelf direct doen
- belangrijk maar niet urgent ⇒ plannen en bewaken
- urgent maar niet belangrijk ⇒ delegeren/uitbesteden
- niet belangrijk, niet urgent ⇒ niet doen
Het is helaas niet iedereen gegeven dat je zelf mag en kunt bepalen welke taken je delegeert of uitbesteedt. Maar als jij constateert dat jij regelmatig taken uitvoert die weliswaar urgent, maar niet belangrijk zijn ga dan het gesprek aan met je leidinggevende. Daarmee neem jij niet alleen jezelf en jouw functie, maar ook de organisatie of het bedrijf serieus.
Toen ik dit zelf ging toepassen, stond ik ervan te kijken hoeveel urgente, maar niet belangrijke zaken er op je bordje terecht komen. Of over de schutting worden gegooid. Omdat iets urgent is, kan het de schijn hebben dat het ook belangrijk is. Ik vroeg mijzelf op een gegeven moment af: waarom moet ik dit doen? Is het absoluut noodzakelijk dat ik dit doe? Waarom moet dit überhaupt gedaan worden? Hoe kan het dat dit nu urgent is? Duidt dit op een probleem elders in de pijpleiding? Als je brandjes blijft blussen, maar de oorzaak niet aanpakt blijf je aan de gang. Dit vraagt dus dat je oplettend blijft in alle hectiek. Over mindfulness gesproken ;-).
